SIPENSU Sebagai System Aplikasi Layanan Mandiri

Printer-friendly versionSend by emailPDF version

PURWOKERTO, feb.unsoed.ac.id - Padatnya sebuah permintaan atau permohonan surat bagi para mahasiswa maupun para staf pendidik di lingkungan Fakultas Ekonomi dan Bisnis (FEB) UNSOED, membuat tim pengembang bidang IT di FEB harus berpikir cepat dalam mengatasi masalah kepadatan ini.

Pelayanan prima menjadi hal yang prioritas utama untuk diperhitungkan, hal ini yang membuat FEB untuk cepat bergerak mengingat dalam melayani sebuah permintaan atau permohonan surat dari mahasiswa maupun staf pendidik sangat sering terjadi dalam setiap harinya dan metode permintaan yang masih manual dan bahkan terkadang tidak sesuai prosedur yang di tentukan. Waktu tunggu yang lama dalam proses permintaan surat pun menjadi salah satu masalah yang harus diatasi.

Dekan FEB Dr. Pramono Hari Adi,MS melalui Sub Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi (PSI) FEB, memberikan sebuah gagasan pemecah masalah yang ada, dan diterjemahkan secara mendetail oleh tim PSI dengan memberikan aplikasi SIPENSU (Sistem Permintaan Surat) sebagai solusi. Tentunya sistem ini dibangun dengan tidak meninggalkan akan prosedur atau aturan yang sudah diterapkan, mulai dari penomoran surat,alur dalam permintaan dan pemberian nomor surat, pejabat pemberi tanda tangan, pemberi persetujuan layak tidaknya, bahkan prosedur dalam pengambilan surat.

Konsep dasar SIPENSU dibangun tentunya tanpa meninggalkan aplikasi terdahulu si POAST (Paperless Office Administration System). SIPENSU dan POAST memenag berbeda tapi masih seputar tentang persuratan, POAST dengan mengusung konsep management persuratan atau pengarsipan dan pendistribusian surat secara online, sedangkan SIPENSU dibangun dengan lebih menekankan pada layanan permintaan surat secara online, tentunya aturan dalam persuratan tidaklah meninggalkan aturan sang pendahulu si POAST.

SIPENSU dapat di akses secara lokal, jadi hal ini akan mempermudah para user. User dapat melakukan permintaan permohonan secara mandiri, misal menggunakan kompter layanan yang tersedia di fakultas, laptop maupun gadget sekalipun asalkan terkoneksi dengan jaringan lokal universitas.

Keunggulan sistem baru ini, lebih menekankan layanan mandiri sesuai dengan ketentuan yag ada, untuk waktu tunggu yang relatif lebih cepat, baik dari proses permintaan surat, pemeberian nomor surat hingga permintaan surat jadi dalam bentuk fisik yang sudah dibubuhi tanda tangan dan cap. Bahkan informasi permintaan surat dengan menginformasikan apakah permintaan surat sudah dapat diambil atau belum bahkan tidak bisa diambilnya surat dapat terlihat oleh user secara realtime di sistem. Dengan adanya sistem baru ini antrian panjang dalam melakukan permintaan surat pun dapat teratasi dengan baik, tentunya kontroling dalam hal ini akan mudah dilakukan oleh operator, bahkan oleh pejabat sekalipun. 

PSI FEB yang dipimpin oleh Adi Priyono,SE selaku kasubag, akan terus membantu fakultas dalam pengembangan di bidang layanan informasi guna kemajuan bersama yang lebih baik. (ipunk)