Telah diselenggarakan Rapat Koordinasi Gugus Penjaminan Mutu (GPM) Fakultas Ekonomi dan Bisnis Unsoed dengan Gugus Kendali Mutu (GKM) program studi yang bertempat di Ruang Senat Gedung Roediro pada hari Rabu, 26 Januari 2022. Rapat dihadiri oleh GKM seluruh Prodi dan GPM Fakultas Ekonomi dan Bisnis Unsoed.
Pada awal penyampaian materi, Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Unsoed Prof. Wiwiek Rabiatul Adawiyah, M.Sc., Ph.D, memberi pengarahan terhadap acara Rapat Koordinasi Kendali Mutu dan menjelaskan bahwa “Mutu adalah compliance to standar yang memerlukan kerjasama seluruh pihak, diantaranya adalah gugus kendali mutu di level prodi dan tim penjaminan mutu di level fakultas. Selain itu, untuk meningkatkan mutu diperlukan juga implementasi budaya membangun mutu”. Ungkapnya.
Beliau juga menambahkan bahwa Mutu Universitas ditentukan oleh prestasi akademik pada level Universitas dan prestasi non akademik, sistem pengendalian non internal.
Dalam Rapat Koordinasi ini, Wakil Dekan Bidang Akademik Yudha Aryo Sudibyo, S.E., M.Sc., Akt., Ph.D, mengungkapkan beberapa hal terkait kendali mutu di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Unsoed, yaitu: Untuk meningkatkan mutu diperlukan sinergi antara GKM ditingkat prodi dan GPM di tingkat fakultas. GPM akan menginventaris dokumen yang dibutuhkan segera. Kemudian diperlukan juga adanya audit mutu di level fakultas. GPM mengembangkan alat untuk membantu GKM di level prodi dalam menghadapi audit internal. Diperlukan juga daftar tupoksi GKM untuk mempermudah kerja GKM. Disamping itu, beliau juga menyampaikan bahwa untuk meningkatkan kinerja FEB diperlukan beberapa komisi untuk membantu pencapaian kinerja, diantaranya adalah adanya pembentukan GKM, GPM dan komisi yang lain.
Narasumber berikutnya adalah ketua GPM FEB Unsoed, Dr. Hijroh Rokhayati, S.E., M.Si., Ak.. Hijroh menyampaikan beberapa hal yaitu, pengenalan tim penjamin mutu FEB, rencana program kerja (1 tahun), rencana kerja, tujuan peninjauan hasil audit mutu akademik internal, dan Tugas meningkatkan mutu
Setelah melakukan pengenalan tim penjamin mutu, dilanjutkan dengan penjelasan rencana program kerja selama 1 (satu) tahun yang meliputi tugas GKM berdasarkan Peraturan Rektor No. 34 Tahun 2021. GKM melaksanakan dan mengkoordinasikan kegiatan penjamin mutu di tingkat prodi. Tugas GKM ini meliputi : mengelola pelaksanaan SPMI bidang akademik, monitoring dan evaluasi pemenuhan standar mutu akademik, menyusun rekomendasi upaya peningkatan mutu akademik kepada jurusan dan prodi, melakukan kerjasama dengan GPM dalam penjaminan mutu di tingkat fakultas, serta mendampingi prodi dalam melakukan evaluasi diri program studi dan persiapan pelaksanaan akreditasi.
Untuk rencana kerja GPM, ada beberapa hal yang dijelaskan. Pertama, beliau menyarankan adanya logbook agar kegiatan jurusan dapat terakomodasi dengan rapih. Selain itu untuk monitoring dan evaluasi kerja dilaksanakan setiap 2 bulan sekali.
Dr. Bambang Setyobudi Irianto, S.E., M.Si., Akt. beranggapan bahwa permasalahan yang terjadi adalah perihal dokumentasi kegiatan sehingga beliau menyarankan agar GPM menyusun SOP (tahapan dan dokumen yang dilibatkan dalam kegiatan). Beliau juga menanyakan terkait laporan yang dibutuhkan untuk evaluasi rutin.
Menanggapi pernyataan Bambang, ketua GPM menjelaskan bahwa “SOP sudah ada akan tetapi belum terdokumentasi maksimal dan terkendala beberapa informasi, sehingga nanti perlu ada”, ujarnya.
Dekan FEB Unsoed juga menanggapi bahwa produk yang dihasilkan GPM sudah tersedia di web fakultas, diantaranya yaitu: SOP penyelesaian tugas akhir, dari level diploma, S1, S2 dan S3. Disamping itu, beliau juga mengatakan bahwa perlu adanya identifikasi berkas yang sudah ada di website.
Ketua GPM menambahkan bahwa seluruh kegiatan terkait dengan mutu baik internal maupun eksternal bisa di publikasikan di web baik prodi mupun fakultas agar seluruh kegiatan bisa terdokumentasi dengan baik.
Menganggapi hal tersebut, dekan FEB Unsoed menyampaikan bahwa pihak dekanat menghendaki adanya pemotongan jalur birokrasi, salah satunya adalah publikasi kegiatan atau dokumen baru tidak harus melalui otoritas dekanat, tetapi diserahkan ke level prodi atau GPM.
Kedua, Terkait dengan evaluasi RPS, apakah RPS yang tersedia sudah lengkap sesuai dengan MK yang tersedia? RPS yang tersedia diharapkan berbasis case base learning.
Salah satu tugas GPM adalah menyediakan dokumen untuk mendukung Akreditasi Internasional FIBAA, dokumen tersebut nantinya akan di submit bulan Februari dimana salah satunya adalah kegiatan evaluasi RPS untuk level GKM. Tim GKM mereview Learning Outcomes, apakah sudah sesuai atau belum. Selain itu juga terkait dengan profil lulusan.
Ketiga, terkait dengan Tracer Study. Pada kenyataannya, Tracer studi sudah ada, akan tetapi belum optimal. Selain tracer study terhadap alumni dan pengguna, diperlukan juga tracer kepuasan dosen dan tenaga kependidikan. Pengembalian tracer study juga masih minimalis.
Wakil dekan bidang akademik beranggapan bahwa Tracer study fakultas secara tersistem baru berjalan akhir tahun 2021. Secara periodik tracer study menjadi salah satu indikator untuk mengevaluasi IKU, instrumen yang digunakan adalah kuesioner dari universitas. alumni yang ditracer adalah t-1.
Untuk meningkatkan tracer study diperlukan strategi, pertama adalah melalui yudisium (adanya dorongan saat yudisium oleh wadek akademik) selain itu, strategi yang kedua adalah melalui proses legalisir dimana syaratnya adalah dengan mengisi tracer study.
Keempat, Perbaikan mutu prodi mengacu pada instrumen audit mutu internal LP3M. LP3M sudah mengeluarkan beberapa instrumen untuk mengaudit mutu internal, diantaranya adalah: visi misi, publikasi, judul artikel, lulusan, SDM, Dokumen rekognisi dosen, dan ketersediaan dokumen mutu.
Menanggapi perihal perbaikan mutu prodi tersebut, Drs. Agung Praptapa, MBA, Ak. menjelaskan bahwa mutu harus dibudayakan. Instrumen LP3M menjadi acuan untuk kegiatan audit GKM pada level prodi. Selain itu, “di dalam instrumen internal di dalamnya ada berbagai macam, salah satunya adalah tracer study, jadi jadi audit itu menekankan pada tema, misal tracer study, periode berikutnya tema yang lain”, ungkap Agung Pratapa.
Kelima, penyampaian tujuan peninjauan hasil audit mutu akademik internal. Peninjauan hasil audit mutu akademik internal ini bertujuan untuk mediseminasikan GPM pada level prodi dan kepuasan seluruh pemangku kepentingan. Kemudahan dalam mengakses hasil survei dalam sistem. Sosialisasi TUPOKSI dan kontrak kerja antar pimpinan dan jurusan prodi. Fakultas perlu menjelaskan dan membina penerapan seluruh aspek PPEPP (Perencanaan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, Peningkatan), SPMI secara penuh. Fakultas perlu menyusun visi, misi, strategi, pencapaian tujuan dengan baik. Pemutakhiran RPS berbasis kasus dan proyek. Penyesuaian RPS agar lebih sesuai dengan KKNI dan perkembangan kurikulum terbaru. Perlu workshop kurikulum. Serta merumuskan kembali kurikulum agar lebih sesuai dengan kebutuhan. Tugas meningkatkan mutu dilakukan dengan adanya koordinasi antara Kaprodi dan GKM.
Kemudian acara dilanjutkan dengan penyampaian SK buku pedoman untuk disabilitas yang bertujuan sebagai data dukung untuk lampiran Akreditasi Internasional FIBAA. Pedoman dari kementrian pendidikan dan kebudayaaan UU no. 8 th 2016 tentang penyandang disabilitas diskriminasi.
Acara rapat koordinasi berlangsung dengan lancar dan diakhiri dengan pembahasan terkait learning agreement. Berkaitan dengan Learning agreement, perlu adanya koordinasi yang baik untuk mendokumentasikan learning agreement secara berkali yang di monitor oleh GPM.